Vorgegebene SAP-Methodik für Abrechnungserstellung:

• fünf verschiedene Schritte für jede Abrechnung, neun SAP-Screens

• erstellt für die Allgemeinheit; wenn verschiedene Personen verschiedene Schritte ausführen müssen

• Zeit per Abrechnung: durchschnittlich 12 Minuten

• SAP Training für jede Person die Abrechnungen erstellt nötig

Fiorano Optimiert die Abrechnungserstellung

• Arbeit mit freundlichen HTML-Screens anstatt proprietären SAP-Screens

• ein Schritt, zwei Screens, kein spezielles Training von Nöten

• 2 Minuten per Abrechnung: 600% Effizienzverbesserung

Vorteile von Fiorano:

• Für eine Firma die 10000 Abrechnungen im Monat erstellt, werden 200 Tage Arbeit pro Monat gespart, dies sind über 1Million Dollar im Jahr die nur durch einen optimierten Prozess gespart werden

• Lösungserstellungs-/Implementierungszeit: 2 Wochen

• Kein (teures SAP-Spezifischen) Training von Noten

• nicht technisch bewanderte Personen in Fernfabriken/-standorten können leicht Lieferanfragen und Abrechnungen bearbeiten

Hauptprozesse in jedem Verkaufsapparat

• Planung: eine Schätzung der Verkaufszahlen pro Quartal/Jahr/etc.

• Großaufträge: Schätzungen was in großer Stückzahl bestellt werden wird

• Die Konzepte von Planung und Großbestellungen müssen normalerweise in die Abrechnungs- und Reporterstellungsprozess einfließen

Das Problem

• Die Planungs- und die Großbestellungskonzepte werden nicht voll von SAP unterstützt

• SAPs Konzept für Großbestellungen ist an eine einzige Anlage gebunden. Die Funktionalität ist nicht flexibel und kann auch nicht leicht verändert werden, um z.B. die Betriebsanforderungen zu befriedigen

Die Lösung

• Für jeden Verkäufer wird die Planung und de Großaufträge mit den wirklichen Bestellungen und den finalen Abrechnungen die über einen automatischen Fiorano Flow generiert werden, verglichen

• Fiorano Flow finden jede Abweichung von den geplanten Bestellungen jedes Verkäufers, bessere Überwachung und Verfolgung der Verkäufe und der Leistungen wird möglich gemacht

Die Vorteile

• voll automatisierter Prozess mit Planungs- und Großauftragskozept das mit Abrechnungs- und Reporterstellung integriert ist

• leichte Veränderung der Prozesse, ganz ohne Programmieraufwand

Empfangene Waren – der Prozess

• wenn Lieferanten Waren an einen Hersteller schicken wird eine GRN (Goods Received Note) erstellt, die alle Gegenstande die vom Lieferanten erhalten wurden, auflistet

• Die GRN wird mit der original Bestellung verglichen; SAP entscheidet dann die MEGO (Waren rein) und MIRO (Waren raus); am Ende wird der Account des Lieferanten belastet und der Betrag auf dem Bank Account gut geschrieben (in SAP)

Probleme mit SAPs „generic GRN“-Prozess

• Interdependenzen zwischen Screens – ein Nutzer muss die Werte immer wieder in eine fortlaufende Folge von Screens eintragen, was viel Zeit beansprucht und eine Fehlerquelle ist

• Wenn z.B. ein Nutzer manuell Steuerdaten von einem Screene auf einen anderen Übertragen muss - Steuerdaten der Abrechnung müssen manuell als eine Rechnung in die nächste Einheit gebucht werden (SAP hat diese Funktion nicht, da die Steuergesetze in jedem Land unterschiedlich sind)

Die Lösung – Fiorano Flow automatisieren GRN

• Fiorano stellt sicher, dass Daten nicht manuell in verschiedene Screens eingegeben werden müssen

• Prozesse lassen sich leicht und schnell ohne Programmieraufwand verändern, um den Geschäftsansprüchen zu genügen

Vorteil

• Eliminierung der manuellen Intervention sichert einen schnelleren Prozessablauf und reduziert Fehlerquoten

• schnelle Änderung, Prozesse lassen sich leicht abändern

Das Problem: Kreditanfragen

• Eine Firma hat hunderte Händler die über das ganze Land verteilt sind

• Händler schicken ihre LKWs zu den Fabriken um die Ware aufzuladen

• Jeder Händler hat ein Kreditlimit, wenn dieses Limit überschritten wird muss eine ausdrückliche Erlaubnis von einem Manager gegeben werden um das Kreditlimit anzuheben

• Die Situation wird durch verschiedene Punkte erschwert:

  • Händlerwagen kommen nachts an der Produktionsstätten an

  • Kredite die erst am nächsten Tag genehmigt werden führen zu Verspätung der Lieferungen

  • Manager müssen sich manuell von Zuhause in SAP einloggen um den Kredit zu bewilligen, schlechte Internetverbindung macht es schwer sich von allen Standorten aus einzuloggen, außerdem ist die SAP Schnittstelle kompliziert und schwer zu erlernen.

Die Lösung - Kreditanfragen auf Handys

• Die Firma nutzt Fiorano um den kompletten Anfrageprozess über Handys abzuwickeln

  • die Kreditanfragen werde von Fiorano bearbeitet und auf ein öffentlich zugängliches Portal gestellt

  • Fiorano erstellt eine SMS das an eine GPRS-fähiges Handy des Managers geschickt wird

  • Der Manager kann das Portal betreten indem er den Link in der SMS anklickt, dann kann er die Anfrage bestätigen oder ablehnen

  • Fiorano aktualisiert SAP mit der Bestätigung/Ablehnung

Vorteile

• Manager muss nicht länger auf SAP über SAP Client-Anwendungen zugreifen; alle relevanten Informationen sind jetzt auf Handys verfügbar

• weniger Lernaufwand, geringer Kosten

• hohe Einsparungen in Zeit und Kosten für Händler, da Anfragen schneller bearbeitet werden können

Das Problem:

• SAP R/3 ordnet den Lagerbestand sofort jeder Bestellung zu

• Wenn das die letzte Bestellung erreicht ist, ist das Lager eventuell leer

• vorrangige Bestellungen können nicht ausgeführt werden da der verfügbare Lagerbestand schon vorigen Bestellungen zugeteilt wurde

• Rücksendungen müssen manuell ausgeführt werden, es ist nicht praktisch alle Bestellungen in zusammen in SAP einzuspeisen

• Bestellungen werden nicht in das System eingespeist bis sie fertig zum Versand sind

Die Lösung

• Fiorano Flows managen Bestellprozesse

• Bestelleingang: Alle Bestellungen können zum Zeitpunkt der Aufgabe in das System eingespeist werden

• Vorrangige Verteilung – Fiorano Flow teilt die Lagerbestände bei Bestelleingang ein, so wird es leichter vorrangige Bestellungen zu bedienen

• Lagerzuteilung – Fiorano Flow nimmt die Bestellungen an, teilt ihnen „just in time“ Lagerbestand zu und schickt sie mit Hilfe des zweistufigen Abrechnungsprozess zum Abrechnen.

Vorteile

• hoch flexibler Bestellprozess speziell auf die Bedürfnisse der Firma zugeschnitten

• keine manuelle Wiederannahme

• leicht und flexibel Bestellordnung

• Just-in-time Lagerbestandszuteilung